この記事のポイント
- 特定の製品ではなく、判断基準を決めてから比べる（見落とされやすいのはデータの書き出しと税理士の対応）
- 乗り換えは特別な事情がなければ期首からが確実
- 移行はチェックリストで進め、旧ソフトのデータは解約前に出力して保存する
クラウド会計ソフトは、freee会計、マネーフォワード クラウド会計、弥生会計のクラウド版などが広く使われています。どの製品も銀行明細の取り込みや仕訳の自動提案を備えるようになり、機能の一覧表だけでは差が見えにくくなりました。
ただ、料金や機能は頻繁に改定されます。そのため、このページでは特定の製品を推すのではなく、自社に合うかを判断するための基準と、乗り換えを失敗しないための手順を整理します。
各製品の最新の料金・機能は公式サイトで確認してください。
比較するときの判断基準表
無料体験期間を使う前に、次の表を印刷して確認項目を決めておくと、画面の印象に流されずに比べられます。
| 基準 | 確認方法 | 重視すべき会社 |
|---|---|---|
| 銀行・カードの連携 | 使っている口座とカードが連携先一覧にあるか、取込の頻度 | 口座やカードが多い会社 |
| 仕訳の入力方式 | 複式簿記の借方・貸方で入力できるか、取引単位の入力が中心か | 経理経験者がいる会社／初心者が担当する会社 |
| 請求書・経費精算との連携 | 同じシリーズの請求書・経費ソフトと自動で仕訳がつながるか | 請求書の発行が多い会社 |
| インボイス対応 | 取引先の登録番号の管理、税区分の自動判定の仕組み | 仕入先が多い課税事業者 |
| 電子帳簿保存法への対応 | 領収書画像の保存方法、日付・金額・取引先での検索 | 電子で受け取る請求書が多い会社 |
| 権限と履歴 | ユーザーごとの閲覧・編集範囲、変更履歴が残るか | 社長・担当・税理士の複数人で使う会社 |
| データの書き出し | 仕訳帳や総勘定元帳をCSVで出力できるか | 将来の乗り換えや分析を考える会社 |
| 顧問税理士の対応 | 税理士側がそのソフトで確認・修正できるか | 顧問契約がある会社 |
見落としやすい2項目
現場で見落とされやすいのは最後の2項目です。データを書き出せないと、次の乗り換えが大変になります。
また、税理士が使い慣れていないソフトを選ぶと、確認のたびにやり取りが増えます。
口座側の連携については「法人口座の選び方チェックリスト」も合わせて確認してください。
乗り換えは期首か、期中か
| 時期 | 移すデータ | メリット | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 期首（新年度の初日から） | 前期末の貸借対照表の残高 | 移行作業が最も少なく、1年分が1つのソフトに収まる | 前期の決算が固まるまで開始残高が確定しない |
| 期中（月初から） | 期首残高＋移行月までの月次合計 | 決算を待たずに始められる | 損益の累計を合わせる作業が必要で、年間の元帳が2つに分かれる |
ポイント
特別な事情がなければ期首からの切り替えが確実です。
なお、決算の確定を待つ間は、新ソフトに仮の開始残高を入れて日々の記帳を進め、確定後に差額を修正する方法もあります。
移行作業のチェックリスト
- 旧ソフトから出力する旧ソフトから前期の仕訳帳・総勘定元帳・決算書をCSVとPDFで出力する
- 科目の対応表を作る勘定科目と補助科目の対応表を作る（書式例は下の表）
- 取引先マスタを移す取引先マスタ（名称・登録番号・振込先）を移す
- 開始残高を入力する開始残高を入力し、売掛金・買掛金は取引先別の内訳も入れる
- 固定資産台帳を登録する固定資産台帳（取得日・取得価額・償却方法・期首帳簿価額）を登録する
- 銀行・カードを連携する銀行・カードの連携を設定し、取込開始日を期首に合わせる
- 1か月は並行する最初の1か月は新旧を並行し、月末残高が一致するか確かめる
勘定科目対応表の書式例
| 旧ソフトの科目 | 新ソフトの科目 | 補助科目 | メモ |
|---|---|---|---|
| 普通預金 | 普通預金 | 口座ごとに作成 | 連携設定と紐付け |
| 通信費 | 通信費 | — | そのまま |
| 支払手数料 | 支払手数料 | 振込手数料／その他 | 新たに補助を分ける |
| 雑費（独自科目） | 消耗品費 | — | 統合する理由を記録 |
開始残高の入力例
前期末の貸借対照表が次のとおりだったとします（仮の数字）。
資産合計3,500,000円＝負債・純資産合計3,500,000円で、貸借が一致していることを入力後に必ず確認します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 普通預金 | 2,400,000 | 買掛金 | 600,000 |
| 売掛金 | 800,000 | 未払金 | 150,000 |
| 工具器具備品 | 300,000 | 資本金 | 1,000,000 |
| 繰越利益剰余金 | 1,750,000 |
売掛金800,000円は「A社500,000円、B社300,000円」のように取引先別に分けて入れておくと、期首後の入金消込がそのまま行えます。
期中に切り替える場合の残高の合わせ方
期中に切り替えるときは、開始残高に加えて移行月の前月までの累計を入れる必要があります。
たとえば4月1日が期首の会社が10月から切り替える場合、4〜9月の6か月分を科目ごとの合計仕訳として入力します。
1,200,000円×6＝7,200,000円
旧ソフトの9月末試算表を照合
売上高が4月から9月まで毎月1,200,000円なら、9月末時点の累計は1,200,000円×6＝7,200,000円です。次に、新ソフトの試算表で累計7,200,000円になっているか、旧ソフトの9月末試算表と科目ごとに突き合わせます。
さらに、月別の推移表を正しく出したい場合は、1か月分の合計を月末日付で6本に分けて入れると、前年同月比較もそのまま使えます。
乗り換えでよくある失敗と防ぎ方
明細の取込開始日を過去にさかのぼって設定する
旧ソフトで入力済みの取引が二重に取り込まれる
取込開始日を切替日に合わせ、それ以前の明細は取り込まない
自動提案の仕訳をそのまま登録する
科目や税区分の誤りが月をまたいで積み重なる
最初の数か月は登録前に科目・税区分を目視し、ルールを修正する
税区分の初期設定を確認しない
課税・非課税・不課税の判定がずれ、消費税の集計が合わない
よく使う取引の税区分を一覧にして、初期設定と照合する
旧ソフトの独自科目をすべて引き継ぐ
使わない科目が残り、入力する人ごとに科目がぶれる
対応表の段階で統合し、使う科目を絞る
社内への周知が遅れる
経費精算や請求書の出し方が旧ルールのまま続く
切替日と新しい手順を1枚にまとめて事前に配る
自動化の機能は、元になるデータとルールが整っているほど効果を発揮します。乗り換えを機に、月末に何をどの順で確認するかも見直しておくと定着が早くなります。
確認項目は「月次決算チェックリスト」を、経費精算の流れは「経費精算の仕組み」を参考にしてください。
旧ソフトのデータはすぐに消さない
法人の帳簿書類は原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）保存する必要があります。（参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」）
解約前に出力する
特にクラウドソフトは、解約するとデータを見られなくなる場合があるため、解約前に仕訳帳・総勘定元帳・決算書を出力し、フォルダ名に事業年度を付けて保管します。
もう一つ注意したいのが、旧ソフトに添付していた領収書や請求書のデータです。メールやWebで受け取った請求書などの電子取引データは、電子帳簿保存法により電子のまま保存することが求められています。（参考：国税庁「電子取引関係」）
会計ソフトの中にしか保存していない場合、解約と同時に取り出せなくなるおそれがあるため、ファイルを一括でダウンロードできるかを解約前に確認しましょう。
ダウンロードしたファイルは「日付_取引先_金額」のようなルールで名前を付けておくと、後から検索しやすくなります。保存方法は「ペーパーレス経理5ステップ」も参考にしてください。
よくある質問
クラウド会計ソフトはどうやって比較すればいいですか？
特定の製品ではなく、判断基準を決めてから比べます。銀行・カードの連携やインボイス・電子帳簿保存法への対応に加え、見落とされやすいデータの書き出しと顧問税理士の対応も確認します。
会計ソフトの乗り換えは期首と期中のどちらがいいですか？
特別な事情がなければ期首からの切り替えが確実です。期中に切り替える場合は、開始残高に加えて移行月の前月までの累計を入れる必要があります。
乗り換え前の会計ソフトのデータはいつまで保存が必要ですか？
法人の帳簿書類は原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）保存する必要があります。クラウドソフトは解約するとデータを見られなくなる場合があるため、解約前に仕訳帳・総勘定元帳・決算書を出力して保管します。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、税務・法務等の個別の助言ではありません。具体的な判断は税理士等の専門家にご相談ください。