この記事のポイント
- 道具より先に、どの書類を・どの順番で・誰の作業として電子化するかを決める
- 棚卸し→入口の統一→会計ソフト連携→ツール化→月次の見直しの5ステップで進める
- データで届いた請求書・領収書はデータのまま保存する（電子帳簿保存法）
経理のペーパーレス化は、スキャナーや会計ソフトを買った時点では終わりません。
現場でつまずきやすいのは「どの書類を、どの順番で、誰の作業として電子化するか」が決まらないまま道具だけ導入してしまうケースです。
この記事では、経理全体をペーパーレスに移すための順番を5つのステップに分け、各段階で作る表や判断の基準を具体的に示します。
入口の統一
定型処理のツール化
スキャンの解像度やファイル名の付け方など、紙を取り込む作業そのものの細かいルールは「紙書類のデジタル化」で扱っています。
ステップ1：書類の棚卸し表を作る
最初の作業は、経理が扱う書類を一覧にすることです。
頭の中で「請求書と領収書くらい」と思っていても、書き出すと給与明細、社会保険の通知、契約書、通帳、クレジットカードの利用明細など10種類以上になるのが普通です。次の表を1枚作り、実際に届いている書類を1行ずつ埋めてください。
| 書類 | 届き方 | 月の件数 | 今の保管場所 | 担当 | 優先度 |
|---|---|---|---|---|---|
| 仕入先の請求書 | 紙／PDFメール | 要記入 | ファイル棚 | 経理 | A |
| 経費の領収書 | 紙 | 要記入 | 各自の机 | 申請者→経理 | A |
| ネットで購入した備品の領収書 | Webからダウンロード | 要記入 | 個人のPC | 購入者 | A |
| 契約書 | 紙／電子契約 | 要記入 | 金庫 | 総務 | B |
| 通帳・カード明細 | 紙／Web明細 | 要記入 | 経理の引き出し | 経理 | B |
優先度は「件数が多い」「探す回数が多い」「法令上データでの保存が求められる」の3点で付けます。特に3つ目は重要です。
データで届いた書類は印刷しない
メールやWebで受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、電子帳簿保存法により2024年1月以降、原則として紙に印刷するのではなくデータのまま保存する必要があります。（参考：国税庁「電子取引関係」）
そこで、棚卸しの段階で「データで届いているのに印刷して保管している書類」を見つけ出し、優先度Aにしておきましょう。
ステップ2：書類の「入口」を1か所にまとめる
ペーパーレス化が崩れる原因の多くは、書類の受け取り口がばらばらなことです。
担当者のメール、個人のPCのダウンロードフォルダ、机の上のトレーに散らばったままでは、どれだけ良いソフトを入れても集約の手間が残ります。そのため、受け取り方ごとに入口を決めます。
| 届き方 | 入口のルール | その後の扱い |
|---|---|---|
| メール添付のPDF | 経理専用アドレス（例：keiri@〜）に送ってもらう | データのまま共有フォルダへ保存 |
| Webサービスからのダウンロード | 購入者が当日中に共有フォルダの「受付」へ入れる | 経理がファイル名を整えて本保存 |
| 紙の郵送・手渡し | 経理の受付トレー1か所に集める | スキャンして電子化（紙の扱いは別途判断） |
| 電子契約サービス | サービス内に保管し、一覧表に契約名と日付を記録 | 必要に応じてPDFを共有フォルダにも保存 |
取引先に送付先の変更をお願いするときは、請求書の送付先を案内する一文を自社の請求書や発注書に入れておくと徐々に切り替わります。
自社から出す請求書側の整え方は「請求書の作り方」も参考にしてください。
ステップ3：会計ソフトに明細を自動で流し込む
書類が集まるようになったら、次は入力作業を減らします。効果が大きいのは、銀行口座とクレジットカードの明細を会計ソフトに自動連携させることです。
連携すると、日付・金額・相手先が取り込まれ、担当者は勘定科目を確認して登録するだけになります。
効果の見積もりは、自社の数字で簡単に計算できます。
月に約6時間40分
確認だけで1件30秒
（5時間）
仮に、手入力している明細が月200件、1件あたりの入力と照合に2分かかっているとすると、200件×2分＝400分で、月に約6時間40分です。
一方、連携後に確認だけで1件30秒になれば、200件×0.5分＝100分となり、差し引き月300分（5時間）が浮く計算です。この試算を社長に見せると、導入の判断がしやすくなります。
ソフト選びの観点は「会計ソフトの比較」、口座側の準備は「法人口座・ネット銀行選び」にまとめています。
自動登録ルールの作り方
連携を始めたら、同じ相手先に毎月同じ科目を付けている取引（家賃、通信費、サブスクリプションなど）から自動登録ルールを作ります。
ただし、ルールで登録された取引も月に一度は一覧で目を通し、科目や税区分がずれていないかを確認する運用は残してください。
ステップ4：毎回同じ計算・処理をツールと仕組みに移す
紙が減ると、次に残るのは「電卓と手書きメモで毎回やっている計算」です。
特に、担当者が変わると結果が変わる作業は、ツールに置き換えて誰がやっても同じ答えになるようにします。
| 業務 | 移す先 | やること |
|---|---|---|
| 士業やフリーランスへの報酬の源泉徴収額 | 源泉所得税逆算ツール | 振込額と報酬額を確認 |
| 消費税の中間申告額と納付期限 | 消費税中間申告額シミュレーター | 事前に把握 |
| 支払いの一括処理 | 総合振込 | 個別振込をやめ、総合振込のデータを作ってまとめて送信 |
| 経費精算 | 経費精算の仕組み | 紙の申請書を廃止し、領収書画像つきの申請に統一 |
ステップ5：月次決算のたびに「紙が残った作業」を1つ減らす
一度に全部を変えようとすると、繁忙期に元のやり方へ戻ってしまいます。
おすすめは、月次決算の締めに合わせて次の3つを確認し、毎月1つだけ改善する方法です。
- 紙のまま処理した書類今月、紙のまま処理した書類は何か（棚卸し表に追記する）
- 「受付」の置きっぱなし共有フォルダの「受付」に置きっぱなしのファイルはないか
- 手入力した取引会計ソフトで手入力した取引はどれか、連携や自動登録ルールで置き換えられないか
月次の締め作業そのものの確認項目は「月次決算チェックリスト」に組み込むと、見直しが習慣になります。
半年で進める場合のスケジュール例
経理担当が1〜2名の会社で、通常業務と並行して進める場合の一例です。
ただし、期末や年末調整の時期に大きな切り替えを重ねないよう、自社の繁忙期を避けて開始月を決めてください。
- 1か月目棚卸し表の作成、共有フォルダの構成決め全書類に優先度が付いている
- 2か月目入口の統一、取引先への送付先案内PDFの請求書が経理アドレスに集まる
- 3か月目銀行・カード明細の連携開始手入力の明細が半分以下になる
- 4〜5か月目経費精算・支払処理の電子化紙の申請書が廃止されている
- 6か月目以降月次の見直しを継続毎月1つ改善点を記録している
つまずきやすい3つの失敗と防ぎ方
PDFで受け取った請求書を印刷してファイリングし、元データを削除
電子取引データの保存ルールを満たさない
データを正本として保存し、印刷は必要な時だけにする
ファイル名が人によってばらばら
日付・金額・取引先で探せない
命名規則を1つに決めて共有する（紙書類のデジタル化の記事で具体例を紹介）
スキャン後すぐに紙の原本を捨てる
税法上の要件や他の法令上の保存義務を満たしていない恐れ
書類ごとに原本を残すか決め、処分前に専門家へ確認
保存の要件
なお、電子帳簿保存法では、電子取引データは取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態で保存することが基本とされています（売上規模などによって検索要件が不要になる措置もあります）。（参考：国税庁パンフレット「電子取引データを適切に保存できていますか？」）
紙で受け取った書類をスキャンして紙の代わりに保存する「スキャナ保存」には、解像度や入力期限などの別の要件があります。
要件の細部は国税庁の一問一答で最新の内容を確認し、判断に迷うものは税理士に相談してください。
よくある質問
ペーパーレス経理は何から始めればいいですか？
最初の作業は、経理が扱う書類を一覧にする棚卸し表づくりです。優先度は「件数が多い」「探す回数が多い」「法令上データでの保存が求められる」の3点で付けます。
メールで受け取った請求書は印刷して保存してもいいですか？
メールやWebで受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、電子帳簿保存法により2024年1月以降、原則としてデータのまま保存する必要があります。データを正本として保存し、印刷は必要な時だけにします。
ペーパーレス化にはどのくらいの期間がかかりますか？
経理担当が1〜2名の会社で通常業務と並行して進める場合、半年のスケジュールが一例です。1か月目に棚卸し表を作り、3か月目に銀行・カード明細の連携を始め、6か月目以降は月次の見直しを続けます。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、税務・法務等の個別の助言ではありません。具体的な判断は税理士等の専門家にご相談ください。