パソコンの故障や誤操作、ランサムウェア。データを失うリスクは、どの会社にも身近にあります。一度失うと復旧に多大な時間とコストがかかるため、事前の備えが肝心です。バックアップの基本「3-2-1ルール」で、大切な業務データを守りましょう。
3-2-1ルールとは
- データは3つ持つ（原本＋2つの複製）
- 2種類の媒体に保存する（例：内蔵ドライブとクラウド）
- 1つは別の場所（オフサイト）に置く
同じ場所・同じ機器だけに保存していると、故障や災害、盗難で一度に失う恐れがあります。「別の媒体」「別の場所」に分けることが、この考え方の要です。
中小企業での実践
クラウドストレージと外付けドライブを組み合わせると、手軽に3-2-1を実現できます。自動バックアップを設定すれば、手間なく続けられます。クラウドの選び方はクラウドストレージ活用術もあわせてご覧ください。
復元も確認する
バックアップは「戻せて初めて意味がある」ものです。取っているつもりで実は失敗していた、というのはよくある話です。定期的に復元テストを行い、いざという時に確実に戻せるか確かめておきましょう。
ランサムウェアへの備え
近年は、データを暗号化して身代金を要求するランサムウェアの被害が増えています。常時つながったバックアップだけだと一緒に暗号化される恐れがあるため、切り離して保管する控えを1つ持っておくと安心です。
何を優先して守るか
すべてを同じ頻度でバックアップする必要はありません。会計データ、契約書、顧客情報など「失うと事業に大きな影響が出るもの」を洗い出し、優先度の高いものから確実に守ります。更新の多いデータは毎日、変化の少ないものは週次、といったように頻度を分けると効率的です。
世代管理で上書き事故を防ぐ
最新のデータで上書きし続けるだけだと、「間違った状態のまま保存してしまった」ときに元へ戻せません。複数世代（数日～数週間分）を残せる設定にしておくと、誤操作やウイルス感染の前の状態に復元できます。クラウドの版履歴機能も、いざという時に役立ちます。
よくある質問
Q. クラウドに置けば安心?
同期だけだと誤削除やウイルス感染が全体に伝わる恐れがあります。別媒体・別場所・世代管理を組み合わせましょう。
Q. どのくらいの頻度で取ればいい?
重要度で分け、更新の多いデータは毎日、少ないものは週次などが目安です。復元できるか定期的にテストすることも大切です。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、税務・法務等の個別の助言ではありません。具体的な判断は税理士等の専門家にご相談ください。