リモートワークや取引先とのやりとりで、オンライン会議・チャットは欠かせません。ツールが乱立すると情報が分散し、「どこで話したか分からない」状態になりがちです。自社に合うものを見極め、数を絞って使うことが、定着と効率化のカギになります。
会議ツールの選び方
参加人数、録画の要否、外部の人との使いやすさで選びます。すでに使っているサービス（Microsoft 365のTeamsやGoogle WorkspaceのMeetなど）に含まれるものを活かすと、追加費用を抑えられます。取引先を招く機会が多いなら、相手がアプリのインストール不要でブラウザから参加できるかも確認しておきましょう。
チャットツールの選び方
- 社内の情報共有を一本化できるか
- ファイル共有・検索のしやすさ
- タスク管理やカレンダーとの連携機能
- スマホアプリの使いやすさ
メールと違い、チャットは「軽く・早く」やりとりできるのが利点です。一方で流れて消えやすいため、決定事項は別途残す運用と組み合わせると失敗しません。
運用のコツ
チャンネル（部屋）の作り方や通知ルールを決め、情報が流れて消えないように整理します。「業務連絡」「雑談」などを分け、通知は重要なものだけに絞ると、集中を妨げません。使うツールは最小限に絞るのが定着のコツです。
セキュリティにも配慮を
社外の人とやりとりする機会が増えるほど、情報の取り扱いには注意が必要です。共有範囲の設定やパスワード管理など、基本的な対策は中小企業のための情報セキュリティ入門もあわせてご覧ください。
決めたことを残す
チャットや会議は手軽な反面、情報が流れて消えやすいのが弱点です。決定事項やタスクは、議事録や共有ドキュメント、タスク管理ツールなど「後から探せる場所」に残す運用と組み合わせると、言った言わないのトラブルを防げます。会議は録画や自動文字起こしを活用すると、議事録づくりの手間も減らせます。
ツールは増やしすぎない
便利だからと次々に導入すると、情報が分散してかえって非効率になります。「会議はこれ」「社内連絡はこれ」と役割を決め、全社で同じものを使うのが定着の近道です。無料プランで試し、本当に必要なものだけを残していきましょう。
よくある質問
Q. 会議とチャットは別ツールが必要?
多くの場合、グループウェアに両方が含まれています。まずは既に使っているもので十分か確認するとコストを抑えられます。
Q. 情報が流れて追えない
決定事項は議事録やタスク管理ツールに残す運用を併用しましょう。チャンネルを整理し、通知を絞るのも効果的です。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、税務・法務等の個別の助言ではありません。具体的な判断は税理士等の専門家にご相談ください。